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サテライトオフィスでのテレワーク-メリットと課題、在宅勤務との違いを紹介

本来のオフィスとは異なる場所に拠点を設ける「サテライトオフィス」。そこでテレワークすることを「サテライトオフィス勤務」と言います。業務効率のアップや通勤時間の短縮などのメリットがあるサテライトオフィス勤務について、基本的な知識をご紹介します。

近年スマートフォンやタブレット端末など情報通信機器の発達と通信技術の向上は目覚ましく、テレワーク環境が非常に整ってきました。テレワークと言えば「在宅勤務」のイメージかもしれませんが、厚生労働省では、それに「モバイルワーク」と「サテライトオフィス勤務」を加えた3つを「テレワーク」としています。今回はそのなかでも「サテライトオフィス勤務」について、在宅勤務との比較も交えながら、その特徴を紹介します。

サテライトオフィス勤務とは?

サテライトオフィス勤務とはサテライトオフィスでテレワークを行うことです。厚生労働省によると、テレワークとは「ICT(情報通信技術)を活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」のことで、そのなかにサテライトオフィス勤務があります。

では、サテライトオフィスとは何なのでしょうか? また、なぜサテライトオフィス勤務が注目されているのでしょうか?

サテライトオフィスとは

厚生労働省では、サテライトオフィスを「所属するオフィス以外の他のオフィスや遠隔勤務用の施設」としています。支社と似ている感じがしますが、支社は、「顧客が多い」「物流拠点になる土地である」など企業経営の利点によって場所が決定されますが、サテライトオフィスは社員の働きやすさの向上を目的として設置されるのが一般的です。

サテライトオフィスは、自社専用の「専用型」と、シェアオフィスやコワーキングスペースなどを利用する「共用型」の大きく2つに分けられます。

また設置場所による分け方もあり、顧客の近くのような都市部に設けるものを「都市型」、社員の自宅近くといった郊外に設けるものを「郊外型」、地方に設けるものを「地方型」と言います。

サテライトオフィスが求められる理由

サテライトオフィスが求められる背景としてまず挙げられるのは、働き方に対する意識の変化でしょう。昨今はワーク・ライフ・バランスが注目され、長時間勤務が問題視されています。サテライトオフィスを活用すれば拠点を複数にすることで、移動時間の短縮が可能です。それによって業務効率の改善とワーク・ライフ・バランスの向上が見込めます。

次いで挙げられるのが、新型コロナウイルスの影響です。コロナ禍では企業の感染拡大への対策としてテレワークが広まりました。テレワークのなかでもニュースでは「在宅勤務」ばかりが取り上げられていましたが、「サテライトオフィス勤務」で対応した企業も存在します。

ザイマックス総研が行ったコロナ危機下の働き方やワークプレイスに関する企業ヒアリングでも、「東京2020大会対策として予定していた社宅の空き部屋のサテライトオフィス化を、コロナ休校などの対応として前倒しし、子育て世代向けに解放したところ好評だった」「原則在宅を推奨していたが、自宅で働きづらくて出社してしまう人にはサテライトオフィスを推奨した」などの声が聞かれたとあります。自宅でのテレワークに何らかの支障がある人に、サテライトオフィスが利用されたことが分かります。

コロナ禍によって一気に働き方の多様化が進みましたが、アフターコロナではどのようになるかも気になるところでしょう。詳細は、「アフターコロナの働き方は?予測される変化や企業の新しい在り方を考察」で解説していますので、ぜひご覧ください。

サテライトオフィスでのテレワークのメリット

次にサテライトオフィスでテレワークを行うメリットを紹介します。

  • 従来のオフィスにかかる費用削減

    サテライトオフィスを利用する社員がいる分、本社へ出社する人数が減り、単純に本社オフィスの光熱費は抑えられます。さらに必要なオフィス面積が少なくてすむのであれば、よりコンパクトなオフィスに移転し、オフィス賃料の削減をすることも可能です。ただし、それ以上にサテライトオフィスのコストがかかってしまうと、企業全体のコスト削減にはなりません。

  • 業務効率の向上

    出社・帰社・訪問など移動時間の削減ができ、業務効率の向上が見込めます。

  • 人材の確保がしやすくなる

    移動時間の削減により、介護や子育てなどで仕事の継続が難しい人も勤務継続がしやすくなります。また、通勤可能圏が広がるため、より広範囲から人材の採用が可能になります。

  • 企業と社員のニーズに合わせて柔軟に利用可能

    シェアオフィスやコワーキングスペースなどを利用した共用型のサテライトオフィスは、多くの場合月単位での契約が可能です。また、一企業としてではなく社員の人数に応じて借りることができます。そのため、例えばプロジェクトに参加する3人がそのプロジェクト期間だけ借りるといった、柔軟で無駄のない利用ができます。

  • 在宅勤務の課題を解決できる

    サテライトオフィス勤務は、在宅勤務で考えられる課題を解決することができます。例えば自宅では設備が不十分な場合がありますが、サテライトオフィスでは通常必要な設備が整っているためスムーズに仕事に入ることができます。また、在宅勤務に比べてオン・オフの切り替えがしやすい、顧客先に近い場所にサテライトオフィスを設けることで迅速に顧客対応ができるなどのメリットもあります。

サテライトオフィスでのテレワークの課題

サテライトオフィスでのテレワークには、次のような課題もあります。在宅勤務の課題とも比較しながら紹介します。

情報漏えいのリスクがある

シェアオフィスやコワーキングスペースは一般的にオープンスペースです。それらを利用した共用型のサテライトオフィスには不特定多数の人が出入りすることになりますので、どうしても情報漏えいのリスクは伴います。

ただし、シェアオフィスのなかには個室タイプを用意している施設があります。そういった所を利用したり、ミーティングは別途会議室を借りて行ったりと、リスクの低減は可能です。

なお、在宅勤務でも無防備な無線LANを利用してしまったり、大切なデータを紛失してしまったりするなど、情報漏えいのリスクがあります。在宅勤務の場合はほかの社員の目が一切なく、個人の情報リテラシーに頼るところが一層大きくなります。

サテライトオフィス勤務でも在宅勤務でも、リスク対策のマニュアルを配布し、繰り返し対策の重要性を訴えることが大切です。

業務管理と評価の難易度が上がる

サテライトオフィスの導入によって上司と部下が顔を合わせない日が増えると、業務管理がしにくく、評価も難しくなります。部下の業務遂行の過程が見えにくくなるため、成果のみで評価せざるを得ないといったこともあるでしょう。そうなると、社員の業務上の悩みや方向性の誤りが見えにくくなり、上司の指導が難易度を増します。チャットツールを利用して細かく進捗を確認することで業務管理を行う、こまめに声をかけるなどの工夫をしたいところです。

こちらの課題と対策は、在宅勤務においても同様です。

在宅勤務と比較した場合はコストがかかる

共用型サテライトオフィスは従来のオフィスに比べるとコストが抑えられますが、在宅勤務と比べると交通費や施設利用料などのコストがかかります。

ただし、前述のようにサテライトオフィス勤務は、在宅勤務の課題を解決できる側面もあります。目に見えるコストは高くついても、業務効率や生産性が向上し、業績につながっていくかもしれません。目の前のことだけではなく、総合的に見ることが大切です。

続いて、共用型サテライトオフィスがどのように活用されているのか、事例をご紹介します。

共用型サテライトオフィス活用事例-地方に本社があるA社

以前は東京支社として長期賃貸契約でオフィスを構えていた、地方に本社があるA社。社員の一部は本社と東京支社を頻繁に行き来していました。その後WAW日本橋に魅力を感じて入居。専用スペースもあるプランを選びサテライトオフィスとして活用しています。

<移転を決意した決め手>

  • 本社との行き来が容易な東京駅近くの立地だった
  • 来店対応やティーサーブなど、サービスが充実している

<サテライトオフィスを設置して感じたメリット>

  • 以前のオフィスでは10人以上が働いていたが、在宅勤務と組み合わせることで出勤社員を絞り、WAWでは4名部屋(個室)を契約した。そのため、引っ越し前よりコスト削減ができた。
  • 会議や商談で4名を超える人数が集まることもあるが、その場合は会議室を利用するといったように、フレキシブルに対応できる。
  • 引っ越し前のオフィスより個室は狭くなったが、広々とした「ラウンジ」や「オープンエリア」など共有部分もワークスペースとして使えるため、むしろ働きやすくなった。
  • 住所利用が可能なため、WAW日本橋の住所を東京支社として登記し、会社のホームページでも表示している。それにより信用度が増した。

なお、ご紹介した事例は「個室会員」というプランを利用したケースです。契約プランはほかにも固定席が利用できる「デスク会員」や、オープンエリアのみをリーズナブルに利用する「シェア会員」などさまざまにあります。ニーズやご予算に応じてお選びいただけますので、以下より契約プランをご確認ください。

契約プランはこちら(WAW日本橋WAW赤坂WAW神田)からご覧ください

社員が働きやすい環境づくりをするためサテライトオフィスを活用しよう

緊急事態宣言中に一部の業務遂行ができなくなった、育児や介護をしている社員が両立できなくなり辞めてしまう、地方に本社があり都市部にも拠点が欲しいが予算が……など、さまざまな問題を抱えている企業は多いでしょう。すべてのケースでうまくいくとは限りませんが、サテライトオフィスの利用で、問題解決の糸口が見えてくるかもしれません。自社がサテライトオフィスを利用するのに適しているか、サテライトオフィスを利用することで問題が解決できそうか、また利用するとしたらどのようなサテライトオフィスが適切かなどを分析し、社員がより働きやすい環境を整えていくことが大切です。