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フレキシブルオフィスとは?注目される理由やメリット、活用事例も紹介!

近年注目されているフレキシブルオフィスとは「シェアオフィス」や「コワーキングスペース」など、用途に合わせて柔軟に利用できるオフィスの総称です。フレキシブルオフィスの種類やそれぞれの特徴、注目されている理由、そして活用法まで広くご紹介します。

働き方の多様化に伴いワークスペースの種類も増えており、「フレキシブルオフィス」が存在感を高めています。フレキシブルオフィスとは、従来の長期賃貸契約による専用のオフィスではなく、シェアオフィスやコワーキングスペースなど、柔軟な利用形態で使用するオフィスのこと。ここでは、フレキシブルオフィスが注目される理由やメリット・デメリット、活用事例などを紹介します。

注目されるフレキシブルオフィスとは?

フレキシブルオフィスとは一般的な賃貸オフィスよりも柔軟に利用できるオフィスの総称です。例えば「コワーキングスペース」や「シェアオフィス」「サービスオフィス」などが該当します。

これらのオフィスについて厳密な定義はありませんが、一般的には次のような特徴のオフィスを指します。

  • コワーキングスペース

    複数の個人や企業などが共用する、仕事に必要な設備がそろったオープンなワークスペース。

    コワーキングスペースについて詳しくは、「【徹底解説】コワーキングスペースとは?シェアオフィスとの違いや利用手順を紹介」をご覧ください。

  • シェアオフィス

    コワーキングスペースと同様、複数の個人や企業などが共用する、仕事に必要な設備がそろったオープンなワークスペース。ただしコワーキングスペースと異なり、シェアオフィスのなかには個室タイプもある。

    シェアオフィスについて詳しくは、「シェアオフィスとは?レンタルオフィスとの違いやメリット、利用手順などを解説」をご覧ください。

  • サービスオフィス

    オフィス家具や通信インフラなど充実した設備やサービスを提供する、個室タイプのワークスペース。

    フレキシブルオフィスは、月単位のような短期間の契約が可能なことが、一般的な賃貸オフィスとの違いです。また、仕事に必要な設備が整っている施設が多いことも特徴のひとつです。さらに企業単位ではなく、1人や2人など、使用する社員の人数で借りることができるため、無駄が生じません。

    ニーズや状況に応じて、まさにフレキシブルに利用できることが、フレキシブルオフィスの最大の魅力です。

    例えばプロジェクトのメンバーがプロジェクトに集中するため、その期間だけシェアオフィスを借りるといった利用の仕方ができます。機密情報を扱うプロジェクトの場合は個室タイプを利用する、予算重視の場合は、オープンスペースタイプを利用して大切な会議のときのみ会議室を借りるなど、都合に合わせた柔軟な活用法が可能です。

フレキシブルオフィスの現在の市場規模は?

では、フレキシブルオフィス市場の現況を見てみましょう。

ザイマックス総研が実施した「大都市圏オフィス需要調査2019秋」では、79.1%の企業が「従業員がテレワークをするための何らかの施策に取り組んだ」としており、33.2%の企業が「テレワークするための場所や制度の整備に取り組んでいる」と回答。テレワークをする場所や制度のうち、最も整備されている割合が高いのが「在宅勤務制度」で21.8%、続いて「専門事業者等が提供するレンタルオフィス、シェアオフィス等の利用」で15.1%となっています。1年前に実施された同調査「大都市圏オフィス需要調査2018秋」では「在宅勤務制度」は18.5%なので、微増。一方「専門事業者等が提供するレンタルオフィス、シェアオフィス等の利用」は7.8%であり、1年で約2倍に増加していることが分かります。

同じくザイマックス総研が実施した「フレキシブルオフィス市場調査2020」によると、東京23区内のフレキシブルオフィスの累計件数は、10年前の2010年時点が41件。そこから毎年着実に伸び、2020年1月の調査時点で同総研が把握している件数は、2020年開業予定のものまで含めて569件となっています。

フレキシブルオフィスの市場規模は拡大傾向にあると言っていいでしょう。

フレキシブルオフィスが注目される理由

フレキシブルオフィスが注目されるようになった理由には、第一に国が推進する働き方改革の影響があります。「働く方々が個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を自分で『選択』できるようにするための改革」と厚生労働省が定義づける働き方改革を進めるうえで、国に推奨された働き方のひとつが「テレワーク」です。

テレワークというと在宅勤務のイメージですが、本来のオフィスから離れた場所でICT(情報通信技術)を使って仕事をする勤務形態のことを指し、テレワークを行う場所は必ずしも自宅である必要はありません。

オフィス家具やプリンター、インターネット環境などの設備が整っているフレキシブルオフィスは、テレワークを行うのに適した場所として、もともとその存在が認められていました。そこに、コロナ禍により、これまでテレワーク導入に慎重だった企業も含めてテレワークが広まり、あらためてフレキシブルオフィスの存在感が高まってきた背景もあります。

また、今回のような非常事態におけるBCP(事業継続計画:災害のような緊急事態に遭遇した際、企業が損害を最小限に抑えて事業の継続や復旧を図るための計画)対策として、「オフィス分散化」が有効といわれています。オフィス分散化にひと役買ってくれるのもフレキシブルオフィスです。そういった意味でも、フレキシブルオフィスは今後も注目され続けることが予想されます。

オフィス分散化の詳細については、「ウイズコロナ時代はオフィス分散化がポイント!メリット・デメリットを紹介」をご覧ください。

続いて、フレキシブルオフィスを活用することのメリットとデメリットを見ていきましょう。

企業がフレキシブルオフィスを活用するメリットとデメリット

企業がフレキシブルオフィスを活用することのメリットとデメリットを紹介します。

メリット

  • コストの削減

    フレキシブルオフィスを導入することで従来のオフィスの面積を削減でき、場合によっては手放すことも可能になります。またフレキシブルオフィスは従来のオフィスに比べて契約の際の初期費用は少なく、通常月単位での契約が可能なため、必要に応じて無駄なく利用することができます。また、設備が整っているので、それらにかかるコストも抑えることが可能です。事前に内装工事や配線工事などを行う必要がない、退去時に原状回復の工事費が基本的にかからないといった点でもコスト削減につながります。

  • 低コストで複数の拠点が持てる

    フレキシブルオフィスのなかには、「都内に複数拠点」「全国的に複数拠点」など、複数利用できる施設があります。そのため、コストを抑えて同時に複数の拠点を確保することが可能です。地方に本社を置く企業が都心に出張拠点を設けたり、都心の顧客開拓拠点として利用したりといったことも可能です。

    WAWでも、「WAW日本橋」「WAW赤坂」のオープンエリアを、追加料金なしでどちらも自由にご使用いただけます。

    また、WAWでは地方自治体にご契約いただき、東京在住の移住コーディネーターの活動拠点として利用していただいている事例があります。自治体に限らず、地方の企業が都心の優秀な人材を確保する拠点としてもご活用いただけます。

  • 地域やオフィス面積に縛られず優秀な人材を雇用できる

    居住地の関係で採用できない人材も、採用できる可能性が高まります。また、従来なら人材確保とオフィス面積は原則として比例しましたが、フレキシブルオフィスを活用すれば必ずしも「社員増員=オフィス面積増加」とはなりません。オフィス面積を考慮することなく、弾力的な人材採用が可能です。

デメリット

一方、デメリットは共有のワークスペースを利用することによるセキュリティリスクでしょう。また、周囲に知らない人がいる状況では集中しにくい人にとっては、使いづらいかもしれません。セキュリティリスクについては、書類やパソコンを置いたまま席を離れない、印刷物の管理に留意するなどで、ある程度の低減は可能です。あるいは、個室タイプのシェアオフィスやサービスオフィスを利用すると、セキュリティリスクも仕事に集中しにくいといった問題も解決します。予算に余裕があれば、検討するといいでしょう。

以上、フレキシブルオフィスにはデメリットもあり、すべての企業におすすめできるわけではありません。しかし、自社のニーズに沿って上手に取り入れることで、さまざまな効果が期待できます。

続いてコストを抑えて複数の拠点を設けることに成功したフレキシブルオフィスの活用事例を紹介します。

フレキシブルオフィスの活用事例‐システム会社A社

<フレキシブルオフィス導入の背景>

  • もともと本社の社員約10名は全員在宅勤務であった
  • クライアント来社時のみ本社会議室を利用していたので、賃料に無駄を感じていた

<フレキシブルオフィスへの要望>

  • 規模は4~5名
  • クライアント来社時の会議室利用がメイン需要
  • クライアント対応は地方支社の社員が担当する可能性もある
  • 本社登記はフレキシブルオフィスへ移したい

<WAWとの契約内容>

  • アドレス会員(個室を借りずに住所利用や法人登記などができるプラン)
    ※在宅勤務やほかのテレワークサービスを併用するため、個室を押さえる必要がないと判断

<WAWを選んだ決め手>

  • 施設のデザイン、グレード、雰囲気が良かった
  • 豊富なフリードリンク、有人受付対応、各種アメニティ貸し出しサービス、郵便物転送サービスなど、サービスメニューが充実していた
  • 都心での利便性の良さに加え、地方からのアクセスも良好だった
  • 住所利用が可能で、月額費用が抑えられるアドレス会員がニーズとマッチした

プランについての詳細はこちら(WAW日本橋WAW赤坂WAW神田)からご確認ください

フレキシブルオフィスで今のオフィスの課題を解決できる可能性がある

フレキシブルオフィスが拡大している背景とメリット、活用事例などを紹介しました。フレキシブルオフィスを利用することで、今のオフィスにおける課題を解決できる可能性があります。しかしフレキシブルオフィスの運営会社によって、提供される設備やサービス、プランなどの充実度に大きな差があります。現在の課題が解決できる施設かどうか、しっかりと比較・検討することをおすすめします。