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シェアオフィスとは？レンタルオフィスとの違いやメリット、利用手順などを解説
複数の人や企業でワーキングスペースをシェアする「シェアオフィス」。入居の際のイニシャルコストと手間を抑えて、すぐに仕事に入れるメリットから人気が高まっています。ここでは、シェアオフィスの特徴から選び方、利用手順まですべてを解説します。
働き方改革や新型コロナウイルスの影響などで働き方が多様化するのに合わせて、さまざまなワークスペースが生まれています。そんななか注目されるワークスペースのひとつが「シェアオフィス」です。シェアオフィスは複数の人や企業で共有するオフィス機能を持つスペースで、個人事業主や立ち上げて間もないスタートアップ企業など、さまざまな人や企業が利用しています。広まりつつあるとはいえ、実際に利用したことのない人には、どのようなものかイメージしにくいかもしれません。そこで今回は、シェアオフィスの定義やメリット・デメリット、選び方などをわかりやすく紹介します。
シェアオフィスとは？
シェアオフィスとはどのようなもので、どのような設備やサービスがあるのでしょうか？ また、似たものにレンタルオフィスやコワーキングスペースがありますが、それらとの違いは何なのでしょうか？
シェアオフィスの定義
シェアオフィスとは、長期の賃貸借契約をして個人や企業が単独で構えるような従来の専用オフィスではなく、月額制や従量制などで個人や企業が共同利用するワークスペースのことです。その歴史について確実な情報を見つけるのは困難ですが、日本では1980年代初めに場所や設備などをセットにしたレンタルオフィス事業が始まっています。これが現在のシェアオフィスのもとになったと考えることができるかもしれません。
シェアオフィスは近年その市場を大きく拡大させています。IT技術の進化により、オフィスに行かなければできない業務が減少したことや、雇用形態が変化して出社の義務を伴わないケースが増加していることが、その背景のひとつでしょう。
シェアオフィスには、従来の専用オフィスと異なり、このあとで紹介するような特有のサービスがあります。
シェアオフィスの設備・サービス
ビジネスをするのに必要な設備がそろっているのがシェアハウスの特徴のひとつです。設備の内容は施設により異なりますが、オフィス家具や電話、インターネット回線、複合機、シュレッダーなどの基本的なものは通常完備されています。またその他、会議室やラウンジといった共有スペースの提供、電話対応や受付、フリードリンクサービスなど、仕事をスムーズに遂行したりリフレッシュしたりするのに便利なサービスを提供するところもあります。
名刺やWebサイトに記載したり郵便物や宅配物の受取をしたりできる「住所利用」や、その住所で「法人登記」ができるサービスのあるシェアオフィスも見られます。
また、オープンスペースのみ利用できるプランや個室を利用できるプラン、固定席を利用できるプランなど、予算や人数などに合わせて選択できる複数のプランを用意しているところもあります。企業の成長に伴いプランの変更ができることも、従来の専用オフィスにはないシェアオフィスならではのサービスと言えるでしょう。
レンタルオフィスやコワーキングスペースなどとの違い
シェアオフィスとよく比較されるものに、「レンタルオフィス」「コワーキングスペース」「サテライトオフィス」があります。
コワーキングスペースもシェアオフィス同様、複数の人や企業が共用するワークスペースのことで、両者を区別する明確な定義はありません。ただし、一般的にはコワーキングスペースはオープンスペース、シェアオフィスはオープンスペースも個室もあるというイメージです。一方レンタルオフィスは個人や企業が賃借するオフィスの総称で、「サテライトオフィス」は企業が本社とは離れた場所に設置するオフィスのことです。
シェアオフィスのオープンスペース部分を「コワーキングスペース」と言うこともできますし、シェアオフィスの個室を「レンタルオフィス」として借りるケースもあります。企業によっては、シェアオフィスの個室を「サテライトオフィス」として活用する場合もあるでしょう。
なお、コワーキングスペースについては、「【徹底解説】コワーキングスペースとは？シェアオフィスとの違いや利用手順を紹介」で詳しく解説しています。
シェアオフィスの市場規模はどれくらい？
シェアオフィスの市場規模は年々拡大していると説明しましたが、実際にどのくらいの規模になっているのでしょうか。
ザイマックス総研が実施した「フレキシブルオフィス市場調査2020」の結果を見ると、2010年に41件だったシェアオフィスは、2020年には445件（開業年不明分124件を除く）と、10年で11倍近くになっています。2020年現在、東京23区におけるフレキシブルオフィス（※）の数は、開業年不明分124件も含めると569件で、オフィスストックの約1.2%を占めています。また、東京23区内にフレキシブルオフィスを展開する事業者数も年々増加しており、「2020年については情報未公表の案件も多いと考えられ、拠点数や面積、事業者数は今後さらに増加すると予想される」と、同調査では分析しています。
※「一般的な賃貸借契約によらず利用契約を結び、事業者が主に法人ユーザーに提供するワークプレイスサービス」の総称（今回の調査における定義）
シェアオフィスを利用するメリット・デメリット
紹介したように急速に市場規模を拡大しているシェアオフィスですが、利用するメリットはどのようなものなのでしょうか。また、デメリットはあるのでしょうか。
シェアオフィスを利用するメリット
まずはメリットから見ていきましょう。
住所利用や法人登記ができる
事業を展開していると、郵便物や宅配物のやりとりなどで「住所」が必要になります。また、例えば個人事業主から法人成りする場合、法人登記をしなければならず、その際も住所が必要です。従来の専用オフィスを借りてその住所で登記したり自宅の住所で登記したりすることは可能ですが、コスト面やプライバシー保護の観点から抵抗を感じる人もいるでしょう。シェアオフィスのなかには法人登記ができるところがあり、コストをかけず、かつ自宅の住所を公にせずに法人登記することが可能です。
ただし、法人登記ができないシェアオフィスもあります。その他シェアオフィスで登記する際に知っておくべき知識については、「シェアオフィスで法人登記は可能？シェアオフィスで行うメリットと注意点」をご覧ください。
初期費用を抑えられる
従来の賃貸借契約でオフィスを構える場合、敷金（保証金）や礼金など契約における費用や、オフィス家具や通信インフラ設備を整えるのにかかる費用など、必要となる初期費用が大きくなります。シェアオフィスでは契約時の費用も少なく、必要な設備も整っている場合が多いため、そういった初期費用を抑えることができます。
情報交換や人脈の拡大が期待できる
シェアオフィスにはさまざまな業種の人や企業が入居しているため、情報交換や人脈の拡大が可能です。それによりビジネスチャンスを広げる効果が期待できます。
低コストで都心にワークスペースを確保できる
シェアオフィスによりますが、都心の便利な地域にあるところもあります。従来のような長期賃貸借契約をする専用オフィスでは、賃料が高くて構えるのが難しいような場所に、無理せずワークスペースを確保することが可能です。
会議室やラウンジなど共有スペースも利用できる
シェアオフィスやプランにもよりますが、ワークスペースだけでなく、会議室やラウンジなどの共有スペースを利用できる場合があります。
シェアオフィスを利用するデメリット
セキュリティ面に不安がある
シェアオフィスは複数の人や企業が利用するため、専用のオフィスと比べると、セキュリティ面に不安が残ります。ただし、オープンスペースでは書類やノートパソコンなどを持ち歩く、個室ではしっかり鍵をかけるなど細心の注意を払うことで、セキュリティ性を高めることは可能です。
住所利用や法人登記ができないところや追加料金が発生するところがある
住所利用や法人登記の可否はシェアオフィスやプランによって異なります。また、追加の料金が発生するところもあります。住所利用や法人登記が必要な場合は、事前に確認することが重要です。
シェアオフィスの選び方は？
続いてシェアオフィスを選ぶ際のポイントを紹介します。
立地はどうか？
まずは立地を検討する必要があります。自宅からのアクセスは良いか、取引先とのやりとりをするのに便利な場所かをチェックしましょう。また、地域ブランド力はどうかといった視点も重要です。例えば東京都内であれば、銀座や日本橋、赤坂や虎ノ門、渋谷などのブランド力が高い地域の住所が名刺に記載されていると、信頼につながることが期待できます。
ワークスペースにはどういったものがあるか？
シェアオフィスとひと口に言っても、オープンスペースタイプや固定席タイプ、個室タイプなどさまざまなものがあります。自分の希望のワークスペースがあるかを確認しましょう。今はオープンスペースで問題なくても、事業を進めるうちに、個室が必要になるような場合もあります。少し先のことも見据えてチェックしておくと、あとあとの変化にあわてず対応できます。
設備・サービスはどうか？
前述のようにシェアオフィスはビジネスに必要な設備やサービスが整っているのが一般的ですが、その内容や充実度はシェアオフィスやプランによって異なります。
なかには、基本的なOA機器をはじめ、スタッフによる受付や郵便物発送代行、文房具や各種ケーブルといったアメニティの貸し出しなど、さまざまな魅力的な設備・サービスがあるシェアオフィスもあります。
また、シェアオフィスのデメリットにセキュリティ面の不安がありますが、そのリスクが低い個室タイプのシェアオフィスを利用する人や企業も増えています。個室タイプのシェアオフィスを利用する人や企業には、清掃や社名プレートの掲示といったサービスも好評なようです。
個室タイプのシェアオフィスについて詳しく知りたい方は、「個室タイプのシェアオフィスとは？オープンスペースタイプとの違いや選び方も紹介」をご参照ください。
月額料金はどうか？
支払いに無理のない月額料金は、一般的に売り上げの10%程度までといわれています。例えば売り上げが200万円であれば、妥当な月額料金は16～20万円程度までということになります。なお、シェアオフィスやプランによっては、家賃に加えて管理費やサービス費が別途必要になるケースもあります。月に発生する料金のトータルをチェックするようにしましょう。
住所利用・法人登記が可能か？
説明したように、仕事をするに当たってオフィスの「住所」はさまざまなシーンで必要になります。住所利用ができるかどうか、また、必要であれば法人登記ができるかどうかもチェックしておきましょう。
シェアオフィスを比較検討する際はインターネットでの検索だけで終わらせず、必ず内覧することをおすすめします。設備やサービスは実際に利用しやすそうか、利用者層はどうか、雰囲気はどうかなどは、実際に自分の目で見て確認することが大切です。
シェアオフィスの利用に向いている人、向いていない人は？
シェアオフィスにはさまざまなメリットがありますが、利用に向いている人と向いていない人がいます。シェアオフィスの利用に向く人から見てみましょう。
シェアオフィスに向く人は？
個人事業主
個人事業主のなかには自宅をオフィスとして利用している人もいるでしょう。しかし自宅となると設備をそろえるのにも限界がありますし、自宅の立地によっては、取引先とのやりとりが不便ということもあるでしょう。また、家族と同居している場合は接客が難しいということもあり得ますし、名刺に自宅の住所を書くのを躊躇（ちゅうちょ）するといったことも考えられます。シェアオフィスを利用すると、そのような課題が一度に解決します。
起業時のスタートアップ企業
シェアオフィスはスタートアップ企業の立ち上げ時にも向いています。イニシャルコストや環境を整える手間を抑えて、スムーズに本来の業務に入っていけます。
スタートアップ企業のシェアオフィスの利用については、「スタートアップ企業におすすめ！シェアオフィスの魅力とは？」で詳しくご紹介していますので、そちらもご覧ください。
人脈を広げたい人
シェアオフィスには、さまざまな業種の人が入居しています。異業種交流を希望している人や、それによって新しいビジネスを創出したいと考えている人にとって、シェアオフィスは理想的な環境です。人脈を広げてビジネスを拡大したい人にはおすすめの場所です。
10人前後の小規模企業
例えば10人前後の小規模企業のなかには、コスト的に専用のオフィスを構えるのが難しいところもあるでしょう。ただし使えるスペースが限られ、周囲の目もあるオープンスペースタイプのシェアオフィスでは、共同作業をスムーズに進めにくい恐れがあります。そんな企業に向いているのが「個室タイプ」のシェアオフィスです。従来の賃貸借契約の専用オフィスを借りるのに比べてコストや手間を抑えられるうえに、周囲を気にする必要がないため、共同作業もスムーズに進めることができます。
シェアオフィスに向かない人は？
シェアオフィスの利用には多くのメリットがありますが、なかには利用が向かない人もいます。例えば次のような業種の人です。
小売業・製造業
消費者に対面で物品を販売する一般的な小売業や、工場で大規模な機器によって製品を造る製造業は、シェアオフィスでの業務は物理的に不可能です。ただし在庫の置き場を確保している、あるいは在庫が発生しないネットショップであれば、小売業でもシェアオフィスの利用はおすすめできます。
倉庫業
倉庫業のようにバックヤードに大きな占有スペースを必要とする業種の人もシェアオフィスの利用は向きません。個室タイプのシェアオフィスならある程度荷物を置いておくことは可能ですが、収納できるスペースに限界があります。
シェアオフィスの利用の手順は？
それでは、シェアオフィスを利用する際の手順について紹介します。
1.内覧をする
まずは利用を検討しているシェアオフィスを内覧するため、予約をします。予約当日は実際に現地に赴いて、利用予定のシェアオフィスへのアクセスや周辺の様子、施設の広さや設備、雰囲気、利用者層などをしっかりチェックします。住所利用や法人登記ができるかどうか、基本の月額料金には何が含まれていてどのような追加料金が発生する可能性があるかなど、不明な点があれば質問し、疑問点はすべてクリアにすることが大切です。
2.契約内容を確認して必要書類を提出する
条件に納得してシェアオフィスの利用を決めたら、必要書類をそろえて申込書に記入・押印して提出します。必要書類はシェアオフィスにより異なりますが、法人での契約の場合は一般的に代表者の身分証明書や会社の登記簿謄本、印鑑登録証明書、事業計画書などが、個人の場合は本人の身分証明書と事業計画書などが必要になります。
3.入居審査を受ける
必要書類をそろえて利用申し込みの手続きがすんだら、入居審査を受けます。審査基準はシェアオフィスによって独自に設定していますが、事業内容や利用目的などを見る場合が多いようです。審査の厳しさも、シェアオフィスにより差があります。
4.審査に通ったら契約書類を提出する
無事に入居審査を通過したら、契約書に必要事項を記載して提出し、契約金の支払いをもって契約が完了します。
5.入居する
契約が完了したら、都合の良いタイミングで入居します。オフィス家具や複合機、シュレッダー、Wi-Fiなど一般的な設備はすでに整っていることが多いので、ノートパソコンや文房具、書類など必要なものを持参すればスムーズに業務に入れます。
さまざまなメリットがあるシェアオフィスを、上手に利用しよう
近年、急速に市場を拡大しているシェアオフィス。コストを抑えられる、人脈を広げてビジネスチャンスの拡大につなげられるなど、さまざまなメリットがあります。
シェアオフィスによっては法人登記も可能で、郵便物・宅配物の取次や有人受付、各種手配代行などさまざまなサービスを提供しているところもあります。自宅では思うように仕事をするのが難しい個人事業主や、立ち上げたばかりのスタートアップ企業、10人前後の小規模企業などには、特に利用価値が高いのではないでしょうか？
設備やサービスが充実したシェアオフィスのひとつとして、おすすめしたいのが、「WAW」です。 WAWは赤坂と日本橋の好立地にあり、多種多様な業種の優秀なビジネスパーソンとの出会いが期待できます。また、多くのプランで住所利用や法人登記が可能です。また、フロントスタッフによる来客対応や郵便物発送代行、フリードリンクやアメニティの貸し出しなど行き届いた設備やサービス。サプリメントサーバーやマッサージ、ウォーキングマシン（WAW日本橋店のみ）など、健康やリフレッシュのためのサービスも好評です。オープンエリアは、その日の都合に合わせて、WAW日本橋でもWAW赤坂でも自由に利用することができます。シェアオフィスを選ぶ際の選択肢のひとつとして、ぜひご検討ください！
シェアオフィスについては、お役立ち資料「賃貸オフィスとの比較から考える シェアオフィスの魅力」でも解説してます。コスト面やサービス面から賃貸オフィスと比較した事例も掲載していますので、ぜひご参照ください。
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