WORK AND WONDER【WAW】|東京・日本橋と赤坂と神田の会員制シェアオフィス

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コラム

【徹底解説】コワーキングスペースとは?シェアオフィスとの違いや利用手順を紹介

最近耳にする「コワーキングスペース」。フリーランスやスタートアップの起業家などが共同で利用できる、オープンなワークスペースです。ここではコワーキングスペースの概要とコワーキングスペースに向いている人、選び方や利用の仕方などを紹介しています。

働き方の多様化や新型コロナウイルスの影響などにより、オフィス以外の場所で働く人が増えています。そのなかには、「コワーキングスペース」を活用する人も。コワーキングスペースとはどのような場所でしょうか? また、そのサービスが広まりつつある背景には何があるのでしょうか? その他シェアオフィスとの違いやメリット、利用の仕方など、コワーキングスペースについて知っておきたい基礎知識をわかりやすくご紹介します。

コワーキングスペースが広まりつつある背景は?

コワーキング(Coworking)スペースとは、作業スペースや会議室、打ち合わせスペースなどを個人や複数の会社で共用し、それぞれ独立して作業を行う場所のことを指します。

コワーキングスペースの歴史とそれを取り巻く社会の変化

コワーキングスペースの発祥は2000年代初頭のアメリカ。日本では2010年あたりから見られるようになりました。日本上陸の背景には、国内でも「ICT(Information and Communication Technology=情報通信技術)」が発展し、ロケーションを固定せずに働く「テレワーク」というワークスタイルが生まれたことがあるといわれています。

また、現在は新型コロナウイルスの感染対策で、「リモートワーク」を推進する企業も増えてきました。

テレワークやリモートワークは、通勤による時間的ロスを防げるため、業務の効率化が期待できます。そういったことから、テレワークやリモートワークはこれからも増加していくことが予想されます。

コワーキングスペースの現況

「コワーキングスペース」の利用は近年増加傾向にあり、現況では企業との雇用関係を持たないフリーランスやスタートアップの起業家がメインユーザーとなっています。

オフィスを持たないフリーランスにおいては自宅をオフィスとして利用するケースが多く見られますが、生活空間で仕事をするため、集中力の維持が課題といわれていました。また、自宅ではWi-Fi環境やコピー・FAXといった複合機、作業に適したデスクや椅子などのハード面を充実させるには限界があります。

「作業に集中できるオフィス空間が欲しい」というニーズから、コワーキングスペースに注目が集まっているようです。

コワーキングスペースとは? シェアオフィス、レンタルオフィス、サテライトオフィスとの違い

コワーキングスペースとよく混同されるものに、「シェアオフィス」「レンタルオフィス」「サテライトオフィス」があります。それらとの違いに着目しながら、コワーキングスペースとはどのような場所なのか、あらためて見ていきましょう。

コワーキングスペースとは?

前出のとおり、コワーキングスペースとは、個人や複数の企業が共用するワークスペース。スペースだけでなく、通信環境やOA機器など、仕事に必要な設備が整っています。また、オープンスペースとなっていて、フリーアドレス形式で利用するのが一般的です。

コワーキングスペースの利用システムは、月間の利用料金を支払う「定額制」と、使用した時間に応じて利用料が発生する従量制の「ドロップイン」の、主に2種類になっています。ドロップインは、利用頻度の少ない人におすすめできる利用スタイルです。

詳しくは、「コワーキングスペースのドロップインとは?メリットや利用方法を紹介!」をご覧ください。

シェアオフィスとは?

コワーキングスペースと同様、個人や複数の企業が共用するワークスペースのことを指します。仕事に必要な設備も整っています。

実は「コワーキングスペース」「シェアオフィス」については明確な定義はなく、運営会社によりとらえ方は異なります。ただし、コワーキングスペースはオープンスペースであるのが普通ですが、シェアオフィスにはオープンスペースも個室もあります。シェアオフィスのオープンスペース部分を「コワーキングスペース」と言うこともできるでしょう。

なお、シェアオフィスの個室を、スタートアップの起業家が専用のオフィスとして賃借し、いわゆるレンタルオフィスとして利用するケースも多く見られます。

レンタルオフィスとは?

個人や企業が賃借して利用するオフィスのことです。通常個室で、仕事をするために必要な設備も整っています。例えば、雑居ビルの1フロアに複数社が間借りしてオフィスを構えるといったケースがレンタルオフィスに当たります。

また、「シェアオフィス」のところでも触れましたが、最近ではシェアオフィスの個室をレンタルオフィスとして活用するケースも増えています。

サテライトオフィスとは?

企業が本社とは離れた場所に設置するオフィスのことを指します。支店ほど規模は大きくないものの、ある程度の範囲で事業を展開できる性質のオフィスで、企業に属さないフリーランスなどが利用するものではありません。

企業によっては、シェアオフィスの個室をサテライトオフィスとして活用しているケースもあります。

コワーキングスペースを利用するメリットとデメリット

コワーキングスペースを利用する主なメリットとデメリットを紹介します。前述のとおりシェアオフィス内のオープンスペース部分も、「コワーキングスペース」に該当しますので、シェアオフィスのメリット・デメリットととらえても問題ありません。ただし、シェアオフィスの個室を利用することで、コワーキングスペースのデメリットは解消されます。

メリット

仕事に集中できる

オンオフの切り替えが難しい自宅と違って、適度な緊張感で仕事に集中することが可能です。仕事と休憩時間のメリハリもつけやすく、作業効率のアップが見込めます。

ビジネスチャンスの拡大

家族への配慮などから自宅では難しい来客対応が可能です。また、さまざまな業種の人がおり、うまくコミュニケーションを図れば、新たなビジネスチャンスへつながる可能性があります。

初期費用を抑えられる

通常のオフィスを借りるとなると、敷金や礼金、仲介手数料などさまざまな費用が発生します。また、仕事に必要な設備を整えるための費用も必要です。コワーキングスペースではそういった初期費用を削減できます。

充実した設備やサービスを利用できる

コワーキングスペースではさまざまな設備やサービスが利用できます。どのような設備やサービスがあるかはコワーキングスペースにより異なりますが、代表的なものをいくつか紹介します。

  • 無料Wi-Fi

    コワーキングスペースではビジネス向けの高速回線を契約しているケースがほとんどです。カフェのような無料Wi-Fiのように回線が不安定といったことはあまりありません。

  • 複合機やシュレッダーなどのOA機器

    多くのコワーキングスペースで、自宅では用意するのが難しいコピー・FAXの複合機やシュレッダーといったOA機器が用意されています。

  • フリードリンク

    わざわざ屋外に買いに行く必要はなく、気軽にティーブレイクができます。コワーキングスペースによっては、健康に配慮したドリンクを設置しているところもあります。

  • 文房具やケーブルなどアメニティの貸し出し

    作業に必要なボールペンやクリップ、ホチキスなどの文具、あるいは持ってくるのを忘れてしまいがちなケーブル類の貸し出しをしているコワーキングスペースもあります。

  • 受付や郵便物の受け取り報告

    スタッフが来客の受付をしてくれるところや、郵便物の受け取り報告をしてくれるところなどもあります。そのようなコワーキングスペースであれば、安心して名刺に住所を記載できます。

このほか、コワーキングスペースによっては会議室や応接スペース、書類などの保管ロッカー、メールボックスや電話など即ビジネスをスタートできるさまざまな設備やサービスが用意されています。

デメリット

多くのメリットがあるコワーキングスペースですが、デメリットも若干存在します。

不特定多数の人が利用するため、専用のオフィスよりもセキュリティ上の不安があります。そのため、情報漏えいのないよう一層注意を払わなければいけません。また、フリーアドレス形式のため、必要なときにスペースを確保できない可能性があるのもデメリットでしょう。

コワーキングスペースのメリット・デメリットについてさらに詳しく知りたい方は、「今注目のコワーキングスペース!メリット・デメリット、選び方を解説」をご覧ください。

コワーキングスペースに向いているのはこんな人!

コワーキングスペースは、どのような人に向いているのでしょうか?

コワーキングスペースは、例えばフリーランスやスタートアップの起業家など企業と雇用契約を結んでいない人で、作業に集中できる環境を確保したい人におすすめできます。

また、コワーキングスペースはさまざまな業種の人が利用しているため、これまで出会う機会のなかったような人と出会える可能性があります。そういった出会いをうまく活かせれば、新たなビジネスチャンスにつながる可能性があります。

また、働き方改革や新型コロナウイルスの影響などで、企業からリモートワークを推奨されている従業員も増えているでしょう。自宅で仕事をする設備を整えるのには、時間もコストも手間もかかります。そういった人にとっても、すでに設備が整ったコワーキングスペースを利用するメリットは大きいのではないでしょうか。ただしセキュリティ上、会社貸与のパソコンをコワーキングスペースで使用することを禁止しているケースもあります。前もって会社に確認してから利用することをおすすめします。

コワーキングスペースの利用手順

それでは、実際にコワーキングスペースを利用する場合の一般的な手順を紹介します。

  1. 1.内覧の予約

    気になるコワーキングスペースが見つかったら、Webや電話で内覧の申し込みを行いましょう。交通機関の混雑具合や利用者層を把握するため、実際に自分が利用する時間帯での予約がおすすめです。

  2. 2.内覧に行く

    内覧に行きます。最寄り駅からの距離感やコワーキングスペースの雰囲気など、サイトではわからないところを重点的にチェックしましょう。可能であればドロップインで試しに利用し、実際の使い勝手を確認します。

  3. 3.利用申し込み

    気に入ったら、利用申し込みをします。スタッフの説明に従って手続きを行います。

  4. 4.利用審査

    月額利用の場合は、コワーキングスペースの運営会社による利用審査が行われるのが一般的です。運営会社によりますが、必要書類や面談によって審査するケースが多いようです。

  5. 5. 契約

    利用審査に通ったら、利用料金や入会金、保証金や事務手数料などを支払い、契約完了です。

コワーキングスペースを選ぶときのチェックポイントは?

コワーキングスペースを利用してみたいけれど、どのように選べばよいかわからないという人もいるでしょう。コワーキングスペースを選ぶ際の主なチェックポイントを紹介します。

  • 自分に合った料金プランがあるか?

    定額制やドロップインなど、自分のワークスタイルに合った料金プランが用意されているかどうかをチェックしましょう。予定している使用頻度や利用する時間ではトータルどのくらいのコストになりそうか、シミュレーションしてみます。もちろん安ければ安いに越したことはありませんが、極端に利用料金が安いコワーキングスペースでは、設備や環境面に物足りなさを感じたり、手軽に利用できる分ほかの利用者層に不安が生じたりする可能性もあります。価格だけに着目するのではなく、価格と内容が見合っているかどうかで判断することが大切です。

  • 自分に必要な設備やサービスがそろっているか?

    プリンター、コピー機、FAXといったOA機器や無料Wi-Fi、受付、さらにはリフレッシュするためのフリードリンクやリラクゼーションサービスなど、自分がうまく気分転換を図りながら効率よく仕事をするのに、必要な設備やサービスがあるかをチェックしましょう。特に長期間利用することを検討している人は、有人受付や郵便物・宅配の取り次ぎの有無、自分専用のロッカーやメールボックスを確保できるかといったことも見ておきたいものです。また、自然災害が頻発する昨今、非常用の食料や飲料、非常用電源などの用意があるコワーキングスペースだと安心です。

  • 立地はどうか?

    自宅からどれくらいで行けるのか、取引先との距離はどうか、周辺の環境はどのような感じなのか、登記や名刺に記載するための土地ブランド力はあるのかなどをチェックしましょう。例えば東京都内では、交通の便が良くてブランド力があるのは、銀座や日本橋などの中央区、赤坂や虎ノ門などの港区、渋谷区あたりが挙げられます。

  • 利用者層はどうか?

    コワーキングスペースは、ビジネスチャンスにつながる人との出会いが期待できる場です。コワーキングスペースにより、利用者層に特徴が見られる場合があります。先述しましたが、あまり低価格な利用料金のコワーキングスペースでは、気軽に利用できる分、カフェ感覚で利用する人が多い場合があります。そういうコワーキングスペースでは、仕事に集中することが難しかったり、ビジネス面での人脈を広げることができなかったりすることもあります。内覧やドロップインなどを利用し、どのような利用者層なのかチェックすることをおすすめします。

コワーキングスペースの利用料金は経費になる?

個人事業主の場合はコワーキングスペースの利用料や、それに付随する各費用が経費になるかどうかが気になる人も多いでしょう。通常、事業を展開していくうえで必要となる費用は経費に計上でき、節税につながります。ワーキングスペースで仕事をする場合、その利用料金やその他付随する費用は経費として計上することが可能です。

ただし、コワーキングスペースの利用プランや、何らかの設備を利用した場合の目的などによって、適切な勘定科目は異なってきます。適切な勘定科目を知りたい方は、「コワーキングスペースの利用料は経費になる?適切な勘定科目は?」をご覧ください。

コワーキングスペースの利用を考えている人は、好立地で設備が充実している「WAW」がおすすめ!

働き方の多様化や新型コロナウイルスの感染対策のひとつとして、企業に所属する会社員のなかにもリモートワークをする人が増えてきました。フリーランスや個人事業主だけでなく、会社員も加わって、今後ますますコワーキングスペースの利用者は増えてくることでしょう。

コワーキングスペースの利用を考えているのなら、今回ご紹介したチェックポイントを参照し、ぜひ最適なコワーキングスペースを選んでください。

「WAW」の特徴

WAWは、東京の赤坂と日本橋の好立地にあり、コワーキングスペースとして利用できるオープンスペースは、赤坂と日本橋のどちらでも利用することができます。

また、無料Wi-FiやOA機器、フリードリンクやアメニティの貸し出しなど基本的な設備とサービスはご用意しています。加えて身体に不足した栄養分を補うことができる「サプリメントサーバー」の設置やマッサージサービス、アロマディフューザーなどリラクゼーションのための設備やサービスも充実。日本橋では運動不足解消のための「ウォーキングマシン」もご利用いただけます。

さらにはフロントスタッフによる来客対応、郵便物・宅配物の取り次ぎや受け取りサービス、専用のメールボックスやロッカーの設置など、従来の専用オフィスと比べても遜色なく仕事に集中していただける環境となっています。

以上ご紹介した設備やサービスの多くが、プランによらずご利用いただけるのも、WAWの特徴です。(サービスの詳細はコチラをご覧ください)

赤坂・日本橋の好立地と充実した設備で作業の効率化が図れるだけではなく、さまざまな業種のビジネスパーソンとの交流により、ビジネスチャンスが広がる可能性も多いにあります。ぜひご検討ください!

コワーキングスペースの基本知識を身に付けてビジネスに活かそう

コワーキングスペースとは何か、シェアオフィスとは何が違うのか、コワーキングスペースのメリット・デメリット、コワーキングスペースの利用が向いている人、利用手順や選ぶ際のポイントなどを紹介してきました。コワーキングスペースについてしっかり理解し、その特徴をうまく活かして仕事の効率化やビジネスチャンスの拡大につなげてくださいね。