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コラム

テレワークの普及でオフィスは今後どう変化する?

テレワークは、新型コロナウイルスの影響で一気に普及が進みました。テレワークが普及したことで、オフィス需要やオフィスのあり方はどのように変化したのでしょう。コロナ禍や働き方改革で導入が進んだテレワークがオフィスに与える影響を考察します。

国をあげての働き方改革推進や新型コロナウイルスの影響を受けて、テレワークが急速に普及しました。もはや、働く場所=企業の専用オフィスとはいえない時代になってきています。また、オフィス縮小、オフィス不要といった意見も聞かれます。今回は、オフィス需要の変化を、テレワーク普及との関連から考えてみましょう。

テレワークの普及によるオフィス需要の変化は?

新型コロナウイルスの影響により、オフィス需要はどのように変化したのでしょうか。オフィス需要を左右する要因として、テレワークの存在は小さくありません。

コクヨマーケティングは2020年9月下旬~10月中旬にかけて、東京エリアの企業64社に対し、「ポストコロナに向けたオフィスや働き方」について調査を行いました。テレワーク実施状況についてのヒアリング結果は、テレワークを実施している企業が68.8%だった一方で、テレワークを実施していたがやめた・縮小した企業の割合は23.4%でした。テレワークの開始時期については、54.7%の企業が「緊急事態宣言後」と回答しています。この結果から、新型コロナウイルスの影響でテレワークを導入した企業が多いことがわかります。また、緊急事態宣言解除後も、テレワークを継続している企業が一定数あることが読み取れます。

なお、今後のオフィス面積の方向性についてのヒアリング結果は、以下の割合でした。

  • オフィス面積は維持 56.3%
  • オフィス面積縮小 17.2%
  • オフィス面積拡張 12.5%
  • わからない、検討していない 14.1%

今後のオフィスのあり方を企業がどのように考えているかが推測できるアンケート調査を、もうひとつ紹介します。ザイマックス不動産総合研究所が2020年6月に実施した企業調査では、「アフターコロナのワークプレイスの方向性」(複数回答:オフィス面積にかかわる回答のみ一部抜粋)は、次のような回答分布となっています。

  • メインオフィスとテレワークの両方を使い分ける 46.5%
  • 収束後は以前同様に戻り、あまり変わらない 26.5%
  • テレワークを拡充し、メインオフィスを縮小する 14.3%

今回取り上げたデータを見るかぎりでは、オフィス需要が大きく変化し、多くの企業で「オフィス縮小」「オフィス不要」といった流れが一気に進むとは考えられません。

しかし、従来の専用オフィス以外のワークスペースの必要性が増していることは、いえるのではないでしょうか。

自宅以外にテレワークに向いている環境とは?

新型コロナウイルス対策として多数の企業が導入したテレワークは、在宅勤務、つまり自宅を利用するケースが主流でした。しかし、テレワークに向いている環境は自宅以外にもあります。以下に、いくつか紹介しましょう。

シェアオフィス

シェアオフィスとは、月額制や従量制で個人や企業が共同で利用するワークスペースを指します。通常は、空席を自由に利用するフリーアドレス形式のオープンスペースですが、個室タイプのシェアオフィスを併設している施設も見られます。

  • メリット

    運営会社により内容は異なりますが、一般的に複数のプランが用意されており、ニーズに応じて柔軟に利用できます。例えば、個々の社員がテレワークするための場を確保するのであれば「オープンスペースのみを利用」、機密情報を扱う場所も必要であれば「オープンスペースと個室タイプを併用」するプランを選びます。

    オープンスペースには異業種の人や企業が訪れるため、自社で仕事をしているときとは違うコミュニケーションが発生するメリットもあります。場合によっては、新たなビジネスの発見につながるかもしれません。

    シェアオフィスには複合機やシュレッダー、Wi-Fi環境など仕事に必要な設備が整っています。また、他人の目があるため緊張感を保ちやすいといったメリットもあります。生活の場でもある自宅と比べて、オンオフの切り替えがしやすい環境である点も大きなメリットでしょう。

  • デメリット

    オープンスペースでは、他人と同じ空間で作業しなければならず、集中できない人もいるかもしれません。また、重要な情報を扱う場合はセキュリティ面で不安が生じます。

    シェアオフィスについて詳しくは、「シェアオフィスとは?レンタルオフィスとの違いやメリット、利用手順などを解説」をご覧ください。

コワーキングスペース

個人や複数の企業が共用するワークスペースを指します。フリーアドレス形式、仕事に必要な設備が整っていることなど、一般的なオープンスペースのシェアオフィスと同じ特徴を持ちます。つまり、シェアオフィスのオープンスペースは「コワーキングスペース」ともいえるでしょう。

コワーキングスペースのメリットとデメリットは、シェアオフィスとほぼ同じです。ただし、コワーキングスペースには個室タイプがないため、セキュリティ面で不安がある場合は、従来の専用オフィスや個室タイプのシェアオフィスなどとの併用を考える必要があるでしょう。

コワーキングスペースについてさらに詳しく知りたい場合は、「【徹底解説】コワーキングスペースとは?シェアオフィスとの違いや利用手順を紹介」をご参照ください。

なお、ここでは「コワーキングスペース」と「シェアオフィス」を分けて紹介しましたが、両者については明確な定義はなく、運営会社によって表記やとらえ方は異なります。

サテライトオフィス

総務省によると、サテライトオフィスとは「企業または団体の本拠から離れた所に設置されたオフィス」のことです。

自社で専用の施設を所有している企業(専用型)もあれば、シェアオフィスやコワーキングスペースなどを利用する企業(共用型)もあります。

  • メリット

    専用型はもちろん、シェアオフィスやコワーキングスペースなどを利用した場合の共用型でも、電源やプリンター、電話スペース、ミーティングルームなど、仕事に必要な設備がそろっています。そのため従来の専用オフィスに近い環境下で作業を進めることが可能です。

  • デメリット

    専用型の場合、企業がもともと所有する施設を活用するのであれば問題ありませんが、新たにオフィスを契約する場合は、敷金や不動産仲介手数料などまとまった金額の初期費用が発生します。費用を抑えたいのであれば、共用型を選択する必要があります。

サテライトオフィスでのテレワークについて詳しくは、「サテライトオフィスでのテレワーク-メリットと課題、在宅勤務との違いを紹介」をご覧ください。

テレワークの普及にともない、今後どのようにオフィスは変化していくのか?

今後、オフィスはどのように変化していくのでしょうか。

コロナ禍の現在、オフィス需要への大きな変化は見られないものの、多くの人がテレワークを経験しました。毎日実際のオフィスに出社しなくても、仕事はできるのではないかと考えるきっかけになったのです。

ただし、コロナ禍のテレワークは、密を避けるため「在宅勤務」が主流です。しかも、十分な準備をする間もなくテレワークを導入せざるをえなかった企業もあり、なんらかの不満を感じている人も少なくはないようです。

前述したコクヨマーケティングの調査では、テレワークを実施していた企業のうち23.4%が「テレワークを実施していたが、縮小した」と回答しています。その理由には、「決算もあり、経済活動を優先した」「オフィス内の感染対策の体制も整ったため」といった状況の変化だけでなく、「ノートPC・スマホ、セキュリティなどインフラ環境が未整備」「打ち合わせがしづらい、コミュニケーションがとりづらい」といった、在宅勤務自体の問題点が挙げられています。

コロナ禍のような特殊な環境変化への対応策としてだけでなく、ワーク・ライフ・バランスを重視する社会の風潮から見ても、テレワークはなくてはならない働き方です。今後は、在宅勤務のデメリットを解消し、よりテレワークがしやすい環境を整える方向で、変化が求められるのではないでしょうか。

例えば、

  • 従来の専用オフィスはそのままにして、社員が快適にテレワークできるサテライトオフィスを用意する
  • 専用オフィスを縮小し、浮いた予算でシェアオフィスをいくつか確保する。社員には通勤しやすいオフィスを選択させる。全体ミーティングのときのみ、専用オフィスへ全員出社する。

などのように、オフィス分散化が進むかもしれません。

オフィス分散化については、「ウイズコロナ時代はオフィス分散がポイント!メリット・デメリットを紹介」でわかりやすく紹介していますので、ご参照ください。

シェアオフィスを活用してオフィスを分散化し、在宅勤務のデメリットを解消した事例を以下、紹介します。

テレワークにおけるシェアオフィスの活用事例

日本橋と赤坂に拠点を持つシェアオフィス、「WAW」の活用事例です。

【導入の背景】

  • 神戸に本社、東京に営業所を構えているが、東京営業所は在宅勤務が中心でオフィス稼働率が低い
  • 東京営業所の固定費削減案としてシェアオフィスの利用を検討

以上の背景から複数のシェアオフィスを比較検討。

【WAWを選んだ決め手】

  • 立地:神戸本社とアクセスの良い東京駅徒歩圏の立地である
  • 利便性:東京営業所の社員が集まる場合も、駅直結で通勤しやすい
  • セキュリティ:個室があるのでセキュリティ上も安心できる
  • サービスの充実:会議室やオープンスペースが充実しており、顧客や神戸本社社員の来訪時に打合せが可能

以上の理由により、WAWを選択。

【WAWを選んだ結果】

東京営業所を中央区日本橋というビジネスの中心地に移転できたうえに、サービスオフィスコストの約80%削減に成功した。また、東京営業所の社員には、「在宅勤務では難しかったオンオフの切り替えがスムーズになった」などと好評。

これからのオフィスは自社の状況に合わせて柔軟に

テレワークの普及によって、働ける場所は、必ずしも従来の専用オフィスだけではないということが明らかになってきました。従来の専用オフィス以外にも自宅やシェアオフィス、コワーキングスペースなど、働ける場所はさまざまにあります。「仕事する場所=従来の専用オフィス」といった固定観念をなくし、事業の性質や社員の状況、コストなどの観点から非効率や無駄はないか、オフィスのあり方をいま一度見直す時期にきているのかもしれません。