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オフィスのコスト削減のアイデアを紹介!成功させて利益を最大化しよう

長期化するコロナ禍において売上が落ち込み、オフィスのコスト削減に取り組む企業も多いでしょう。しかし、コスト削減は不適切に進めてしまうと社員の不満を招くおそれがあるため、正しい手順で行うことが大切です。ここでは適切なコスト削減の方法を紹介します。

新型コロナウイルスの影響により、世界経済は大きな打撃を受けました。大幅な減益に悩み、「コスト削減」を検討している企業も多いのではないでしょうか。ここでは、オフィスにおけるコスト削減の手順やアイデアなどを紹介します。

コスト削減の目的と適切な手順

あらためてコスト削減の目的を確認し、適切な手順を見ていきましょう。

コスト削減の目的

端的にいうと、コスト削減の目的は利益を高めることです。会社の利益は、収益から費用(コスト)を差し引いて算出されます。収益を上げるには売上を増やすことが理想的ですが、コロナ禍の現在は、それが難しい企業も少なくありません。コロナ禍が長期化するなか、コスト削減によって利益を上げることを考えるのが現実的です。

ただしコスト削減が必要といっても、不適切な削減は逆効果になる場合があります。本来削ってはならない部分に手をかけたり、過度な削減をしたりすれば社員に負担をかけ、生産性や製品の品質およびサービスの低下を招くこともありえます。

そのため、コスト削減は次のような手順を踏んで、適切に進めることが大切です。

コスト削減の適切な手順

次のようにコストの分析、その結果を反映したプラン作成、プランの実行と振り返りの3ステップで進めます。

1.コストの分析

売上原価や人件費、賃料、光熱費など企業にかかるコストは多岐にわたります。自社において削減ができるものとできないもの、削減可能なもののなかで効果の大きいもの、効果は大きくないが取り組みやすいものなどと、コストを細かく分析します。

2.コスト削減プランの作成

1での分析結果をもとに削減すべきコストを明確にし、コスト削減プランを作成します。電気代やITコストなど、削減する項目ごとに目標値を設定し、コスト削減のための具体的な行動計画を立案します。

3.実行・振り返り

2のプランにもとづいて実行し、継続しながら必要に応じてプランを調整していきます。

なお、コスト削減は経営陣だけで進めることは不可能です。コスト削減の目的や具体的なプランを社員全員と共有することが大切です。項目ごとに数値をグラフにして推移を可視化しておくと、目標に向かって社員が行動する際のモチベーションにつながります。

オフィスに関連するコストの削減

近年、働き方改革や新型コロナウイルスの影響によって、オフィスのあり方も変化しています。企業で削減を検討すべきコストは多種多様ですが、ここでは、オフィスに関連する、基本的なコストを削減する方法を考えてみます。

光熱費

エアコンの設定温度の見直しやこまめな消灯など、個々の意識変革によるコスト削減が可能です。また、タイミングによっては照明を省エネルギー性能の高いLEDにしたり、印刷機器やファックスを複合機に一元化したりするなど、機器の省エネルギー性を高めることも有効でしょう。

ITコスト

社用携帯やパソコンなどのIT端末について、必要性を再確認しましょう。業務内容によっては社用携帯が不要であったり、共用のパソコンでも問題なかったりといったケースもあるでしょう。また、購入ではなくリース契約する選択肢もあります。

通信・通話コスト

インターネット回線のプランや携帯電話、スマートフォンの通話プランなどは、各社さまざまなプランが用意されています。また、一括契約することで大幅な割引を受けられるケースもあります。現在の使用状況を考えたうえで、キャリアの1本化やプランの見直し、使用頻度の低い回線の解約などコスト削減の方法がいくつか考えられます。

印刷コスト

裏紙を使用したり両面印刷をしたりするなどで印刷枚数を削減できます。また、不要なカラー印刷をやめたり、業務に影響がない範囲で使用する紙の品質を下げたりするなどで、印刷コストの削減が可能です。

文房具代

ペンやメモ帳などの文房具は単価がそれほど高くないため、大切に使う人もいれば無駄づかいをする人もいるなど、一人ひとりの意識の差が出やすいコストです。そのため管理者と保管場所を決めて、一元管理するのがおすすめです。新しいものを使う際に名前を記入する、あるいは管理者に声をかけるといったことをルールにすると、節約意識の向上につながります。

また、必要なものは全部署で一括購入すると、まとめ買いによる割引が適用される可能性があります。

清掃代

料金は業者によって異なります。決まった業者に依頼している場合も、定期的にほかの業者の見積もりをとり、同じサービス内容でより格安なところがないか確認するといいでしょう。

デスクまわりは各自が清掃する、ゴミ捨ては当番制にするなど、無理のない範囲で自社で清掃を行えば、その分清掃代を抑えられます。

オフィス賃料

オフィスに関連するコストのなかでも賃料は大きな割合を占めます。そのため、うまく削減できれば大きな効果が見込めます。

オフィス賃料の削減については、「オフィスの賃料削減!その有効性と事前準備・具体的な方法」で詳しく解説していますので、ぜひご一読ください。

オフィスのコスト削減を成功させるためのポイント

オフィスのコスト削減を成功させるポイントを、ふたつの視点で紹介します。

大きなコストであるオフィス賃料の見直しから始める-シェアオフィスの活用

努力して実際に効果が見えてくるとモチベーションが上がり、社員の節約意識にも良い影響を与える可能性があります。そのため、大きな効果が見込めるコストの削減から着手するのもひとつの方法です。オフィスコストで大きなものといえば、オフィス賃料です。

オフィスを移転する、契約面積を縮小するといったことはすぐにはできないかもしれませんが、これからのオフィスのあり方を検討することはすぐに始められます。

コロナ禍のなかでテレワーク勤務の社員が増えたため、オフィスの稼働率が下がっている企業は多いのではないでしょうか。そういった場合は、シェアオフィスの活用を検討するとよいでしょう。

シェアオフィスとは、長期賃貸借契約で利用する従来型の専用オフィスではなく、月額制や従量制で個人や企業が共用するワークスペースのことです。あらかじめビジネスに必要な設備が整っており、それらをそろえる手間やコストを抑えて業務に入ることが可能です。

シェアオフィスは、従来型オフィスにある敷金(保証金)や仲介手数料などの、大きな初期コストがかかりません。また、人数や使用状況に応じてさまざまなプランが用意されているため、従来型オフィスの賃料にあたる月額利用料に無駄が発生しにくいのも特徴です。

そのため、例えば

  • 従来のオフィスを縮小、あるいは賃料の低いオフィスに移転してシェアオフィスと併用
  • 従来のオフィスを廃止してシェアオフィスだけを利用

シェアオフィスについてさらに詳しくは「シェアオフィスとは?レンタルオフィスとの違いやメリット、利用手順などを解説」をご参照ください。

<シェアオフィスの一例>

シェアオフィスの一例として、日本橋と赤坂にスペースを構えるWAWを紹介します。WAWには、「個室会員」「シェア会員」「アドレス会員」など目的に合わせて選択できるさまざまなプランがあります。上手にプランを選択することで賃料の削減が期待できるでしょう。

プラン詳細はこちら(WAW日本橋WAW赤坂WAW神田)からご確認ください

また、OA機器や通信機器など仕事で必要な設備があらかじめ整っており、文房具の無料貸し出しも行っています。月額利用料には電気代や清掃代なども含まれているため、それらのコスト削減も可能です。

設備やサービスについてはこちらからご確認ください

社員が自然にコスト削減に協力できる環境をつくる

コスト削減は社員が一丸となって取り組むことが重要です。ただし、社員一人ひとりの意識にまかせるだけでは、十分な成果が見込めない場合があります。

例えば、

  • 社内で使う資料の印刷をする際は裏紙を使用するように伝えるだけでなく、印刷機の横に裏紙置き場を設置したり、裏紙で印刷する方法を紹介したりする
  • エアコンは適正温度でと口頭で伝えるだけでなく、「冷房時は28度・暖房時は20度」などと書いた紙をリモコンの横に貼る

など、社員が自然にコスト削減に協力できるような環境づくりも心がけたいところです。

オフィスにかかるコスト削減でコロナ禍を乗りこえよう

企業の業績に影響がおよぼされているコロナ禍の現在は、多くの企業にとってたいへん困難な時期でしょう。そんななかでも、企業と社員が協力してコスト削減をすることは可能です。増益を期待しにくい状況下では日々のコスト削減を積みかさねて、利益を少しでも大きくすることが大切です。今回紹介した方法を参考に、オフィスにかかるコストの削減に取り組んでみてはいかがでしょうか。