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オフィス移転にかかる費用は?項目の内訳とコストを抑えるコツを紹介

オフィスの規模を縮小し、移転を検討する企業が増加しています。コスト削減のために行うオフィス移転の費用は可能なかぎり抑えることが大切です。オフィス移転にかかる費用を旧オフィス、新オフィス、引っ越しにともなう項目に分けて説明し、費用を抑える方法を紹介します。

新型コロナウイルス感染拡大防止の観点からテレワーク化が進み、現在確保しているオフィスのスペースが必要ではなくなったという企業もあるでしょう。コスト削減のために、オフィス移転を検討している企業もあるかもしれません。しかし、移転にはさまざまな費用が発生します。オフィス移転にかかる費用を旧オフィス、新オフィス、引っ越しに関連する項目に分けて解説します。費用を抑えるコツも紹介しますので、ぜひご一読ください。

オフィス移転の際にかかる費用は?

コスト削減をねらってオフィス移転を検討している企業にとって、気になるのが移転にともなう費用でしょう。

企業によって規模やオフィス環境が大きく異なるため、オフィス移転にかかる費用相場を一概に出すのは困難です。紹介する費用は、あくまで参考程度にとらえてください。

オフィス移転にかかる費用について、旧オフィスを退去する際に必要な項目、新オフィスを借りる際に必要な項目、引っ越しする際にかかる項目の順で紹介します。

オフィス移転の費用―旧オフィスを退去する際に必要な項目

【原状回復工事費】

旧オフィスを入居前の状態に戻す工事の費用です。利用年数や利用状況などによってかかる費用は大きく異なりますが、一般的には小規模のオフィスで坪単価3~5万円、大規模のオフィスで坪単価5~10万円程度といわれています。

オフィス移転の費用―新オフィスを借りる際に必要な項目

【敷金(保証金)】

万一滞納があった場合の賃料や、過失により損傷した場合に修理費などにあてるための預託金です。金額は物件により大きく異なりますが、50坪未満の場合は賃料の3~8ヶ月分、50坪以上の場合は賃料の6~12ヶ月分が一応の目安です。なお、事業用ビルの場合、礼金は発生しないケースがほとんどです。

【仲介手数料】

不動産仲介業者へ支払う手数料です。宅地建物取引業法により、業者が受け取ることのできる仲介手数料は、合計で賃料の1ヶ月分(+消費税相当額)以内と定められています。借主と貸主で折半する、借主あるいは貸主が全額を負担する、または無料と、業者により請求方法は異なります。

【火災保険料】

オフィスを賃貸契約する場合、原則的に火災保険に加入することになります。物件の規模や補償内容により金額は異なりますが、2年契約で2~3万円程度が一応の目安となります。

【前払賃料】

契約月分の家賃です。入居日から月末までの日割り家賃となる場合が多く、翌月の家賃まで一括で請求されるケースも見られます。

【保証料】

保証会社を利用した場合に発生する費用です。万一借主が家賃を滞納した場合に貸主に対して保証するもので、物件や借主の状況によっては賃貸契約を結ぶ際の条件とされるケースがあります。保証会社により金額は異なりますが、契約時にひと月分の賃料相当の初回保証料に加え、毎年2~4万円程度の更新保証料が発生することが多いようです。

【内装工事費】

内装設計やレイアウト、オフィス家具や電気設備、ネットワーク工事など、新オフィスでビジネスを行う環境を整えるための費用です。オフィスの規模やどの程度手を入れるかなどにより料金は大きく異なります。そのため相場を出すのは非常に困難ですが、坪単価10~30万円程度はかかると考えられます。

オフィス移転の費用―引っ越しする際にかかる項目

【引っ越し費用】

パソコンやOA機器、書類など、事業を続けていくうえで必要なものを運搬するために必要な費用です。オフィスの規模にもよりますが、一般的な目安としては社員ひとりにつき2~5万円程度といわれています。

【産業廃棄物の処理費用】

旧オフィスで使用していて不要になったものを処理するための費用です。業者によって金額は異なりますが、一般的には2トントラック1台あたり6~9万円程度、4トントラック1台あたり12~15万円程度といわれています。

オフィス移転の費用を抑えるコツは?

コスト削減のためにオフィス移転をするのに、移転の際の費用が膨大になってしまっては本末転倒です。オフィス移転にともなう費用を抑えるコツを見ていきましょう。

  • 旧オフィスで使っていた設備を新オフィスでも使う

    オフィス家具やOA機器など、まだ十分使えるものはできるだけ使い続けましょう。ただし、ものによっては運搬する費用より買い替えたほうが安い場合もあります。また、古いOA機器や通信機器などはエネルギー消費効率が悪く、機能も不十分なことがあります。その場合は、中長期的に見て、新しく買い替えたほうがコスト削減につながる可能性もあるため、しっかり検討することが大切です。

  • 不要な書類や備品などを処分する

    前述のとおり、使えるものは使い続けることが大切ですが、使わないものまで新オフィスに運ぶ必要はありません。社員一人ひとりに不要な書類や備品などの整理をしてもらい、新オフィスへ運搬するものを減らすことができれば、引っ越し費用の削減につながります。

  • 引越業者を慎重に選定する

    一般的に引越業者は、早めに押さえることで希望の日時を抑えやすくなり、割引を受けられる可能性も高まります。また、移転先のオフィスで電気工事やネットワーク工事などを行う場合、それらもまとめて依頼できる業者を選ぶと、合計費用を安く抑えられる傾向にあります。

    以上を考慮したうえで複数の業者に見積もりを依頼して、費用対効果の高い業者を選びましょう。

  • 「居抜き物件」や「フリーレント物件」を探す

    自社と同じような業種の企業が使っていた「居抜き物件」を利用すると、内装工事費用の大幅な削減につながります。また、最近はオフィス空き室率の増加による借手市場が続いており、1~6ヶ月など一定期間賃料が無料の「フリーレント物件」が多く出ています。こうした物件を探すことで、オフィス移転の初期費用を抑えることが可能です。

    ただし、フリーレント物件は、解約禁止期間が長く設定され、禁止期間内に解約した場合は違約金が発生する可能性もあります。契約内容をしっかり理解したうえで検討する必要があるでしょう。

  • 「シェアオフィス」の活用を検討する

    長期賃貸借契約で利用する従来型の専用オフィスを借りる場合は、どうしても初期費用が高くなります。ところが、シェアオフィスを利用する場合は、従来のオフィスの敷金(保証金)に相当する入会金が比較的リーズナブルです。シェアオフィスでは、業務に必要な設備があらかじめ整えられており、それらを揃えるコストがいらないうえ、内装工事も不要です。

    また、従来型オフィスとは異なり、一般的に複数のプランが用意されており、上手にプランを選べば、賃料にあたる月額料金を低く抑えることが可能です。

オフィス移転の費用を可能なかぎり抑えるために

費用削減を目的にオフィス移転を行うつもりが、移転費用が膨れ上がってしまっては意味がありません。今回紹介した方法を参考に、できるだけ費用を抑え、オフィス移転を成功させてください。

移転の費用を抑える方法のひとつとして、シェアオフィスの活用を検討する場合は、「WAW」をおすすめします。プランによっては、名刺やホームページなどに住所を記載することができ、法人登記も可能です。

施設内は仕事に必要な設備が整っているのはもちろん、無料ドリンクやサプリメントサーバー、マッサージサービスなど、リラックスするためのサービスも充実しています。オフィス移転にかかるコスト削減を実現できるだけではなく、福利厚生の充実にもつながり、社員の満足度向上も期待できるでしょう。