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オフィス移転の進め方―事前準備・当日・移転後の手続きなどを紹介

オフィス移転には、想像以上に必要な作業や費用が発生します。ここでは、オフィス移転を始める前の事前準備や必要な費用、移転までの流れを解説します。また、オフィス移転の際に必要となる各種手続きについても紹介します。

社員数が増えたため広いオフィスが必要、テレワークを導入して出社人数が減ったためもう少しコンパクトなオフィスがいいなど、さまざまな理由でオフィス移転を検討する企業があるでしょう。今回は、オフィス移転をするにあたって事前にやるべきこと、オフィス移転の流れ、必要な手続きなどを紹介します。

オフィス移転前にやるべきこと

オフィス移転を効果的に行うためには、次のような事前準備が必要です。

現オフィスの課題を洗い出し、新オフィスに求めることを明確にする

まずは、オフィスの課題を洗い出し、そこから新オフィスに求める条件を明確にしましょう。

  • 広さ

    ここ数年採用数が増え、気づいたらオフィスが手狭になっていたということはないでしょうか。または、現在は在宅勤務者が多く出社人数が減っているため、オフィスの広さが無駄になっている企業もあるかもしれません。オフィスが狭すぎれば業務効率が下がり、社員もくつろげません。逆に広すぎるオフィスは、賃料や光熱費などのコストに無駄が生じます。

    オフィスサイズは、自社の社員数に適した広さで考えるのが原則です。しかし、同じ人数でもどのような設備をそろえるのか、デスクとデスクの間をどのくらい空けるのか、会議室や休憩室はどのくらいのスペースにするのかなどによって、必要な広さは異なるでしょう。自社の現状に合った広さを明確にしましょう。

  • 立地

    ここ数年で社員数が増えたが、いまの場所では通勤が不便である、主要な取引先を訪問するのに1~2時間かかるなど、立地の問題はないでしょうか。

    立地の良い場所はどうしても賃料が高くなりますが、立地の良さは営業活動の効率化につながります。また、社員の満足度や採用力の向上にも結びつき、結果的に業績向上に貢献する可能性があります。社員の通勤の便や営業活動の効率化などを考えて立地を検討するといいでしょう。

  • オフィスの形態

    いまのオフィスは細かく部屋が分かれすぎていて使い勝手が悪い、または、広いワンフロアタイプで部署単位の打ち合わせがしにくいなど、オフィスの形態についての問題点も洗い出します。

    社員数や部署の数、会議や打ち合わせの仕方、業務の遂行の仕方などを考慮し、必要なオフィス形態を明確にしましょう。

  • その他

    オフィスにかけられる予算によって、すべての条件をかなえることが難しい場合もあるでしょう。その場合は新しいオフィスに求める条件に優先順位を付け、優先順位の高いものから実施するなどの調整をする必要があります。

    また、現在はテレワークの普及にともない、毎日出社する人数に変動がある、いちどに集まる人数がかなり減少したなどのケースもあるでしょう。その場合は、従来のオフィスを縮小して、社員がテレワークに使えるサテライトオフィスを設けるといったことも考えられます。「オフィス移転」といっても、さまざまな方法があります。

    より自社の目的に適したオフィス移転を実現するためにも、広い視野で検討するといいでしょう。

オフィス移転にかかる費用を把握する

オフィス移転にはさまざまな費用が発生します。けっして小額ではないので、あらかじめ把握しておく必要があります。おもな費用を紹介します。

  • 現オフィスにかかる費用

    現オフィスを入居前の状態に戻す工事の「原状回復工事費」が発生します。原状回復の範囲は通常、賃貸借契約書に記載されているので、あらかじめ確認しておきましょう。利用年数や利用状況などによって費用は異なりますが、坪あたり3~10万円程度が一応の目安です。

  • 新オフィスにかかる費用

    敷金(保証金)や不動産会社に支払う仲介手数料などが発生します。物件により異なりますが、通常ひと月あたりの賃料の3~12ヶ月分程度といわれます。

  • 引っ越しの際にかかる費用

    現オフィスで使用していて不要になるものを処理するための費用と、引っ越し費用がかかります。処理するための費用は、廃棄物の量で決まります。引っ越し費用は、引っ越し業者や時期などさまざまな要素で異なってきますが、一般的に社員ひとりにつき2~5万円程度といわれます。

オフィス移転にかかる費用の詳細は、「オフィス移転にかかる費用は?項目の内訳とコストを抑えるコツを紹介」をご覧ください。

オフィス移転の流れ

オフィス移転の一般的な流れを紹介します。

  1. 1.移転までのスケジュール作成と作業計画を立案

    新オフィスへの移転日を決め、その日から逆算してスケジュールを立てます。一般的には、オフィス移転の準備期間は半年程度が必要といわれています。移転日までに行うべき手続きや、移転にともなう作業の計画を立案します。

  2. 2.現オフィスの管理会社へ移転する旨を通知・原状回復についての確認

    現オフィスの管理会社やオーナーに賃貸借契約の解約を予告通知します。解約通知は移転日の3~6ヶ月前までに提出するのが一般的です。また、この時点で現オフィスの原状回復について、どの範囲まで行うのか、いつまでに行う必要があるかなどを確認しておきましょう。賃貸借契約書にも記載があるはずですが、管理会社やオーナーに直接聞いておくことでトラブルを回避できます。

  3. 3.引っ越し業者の選定、電話・インターネット回線などの移転手続き

    時期によっては引越業者の確保が難しいため、早めに予約しておくようにしましょう。必ず複数の引越業者に見積もりを依頼し、費用と作業内容を比較検討するようにします。また、電話・インターネット回線などの移転手続きも、このタイミングで行います。

  4. 4.OA機器や備品などの整理

    現オフィスで使用しているOA機器や備品などについて、移転先へ持っていくものと破棄するものの仕分けをします。レンタル品の場合は、返却の連絡を忘れないようにしましょう。

  5. 5.新オフィスの内装業者の選定、発注・その他必要な工事の手配

    新オフィスの内装やレイアウト、オフィスデザインについて、施工業者を選定して発注します。ただし、オフィスによっては業者が指定されている場合があるため、確認が必要です。また、電気や電話・通信回線、空調設備、水道・ガスなど必要な工事についての手配もします。

  6. 6.新オフィスに引っ越し

    新オフィス移転へ引っ越します。

  7. 7.原状回復工事の開始・オフィス移転にともなう各種手続き

    引っ越し作業が終了したら、旧オフィスの原状回復工事を開始し、移転にともなう必要な手続きを行います。オフィス移転にともなう各種手続きについて、見ていきましょう。

オフィス移転にともなう各種手続き

新オフィスに移転したら、各種機関に届け出を提出しなければなりません。おもな手続きを以下に紹介します。場所や必要書類、提出期限を確認しておきましょう。なお、ほかに必要書類がある場合もあるため、事前に電話で確認するといいでしょう。

  • 社会保険事務所(適用事業所名称・所在地変更(訂正)届)  5日以内
  • 都道府県税事務所(異動届出書あるいは事業開始等申告書) 自治体により異なる
  • 労働基準監督署(労働保険名称・所在地等変更届)  10日以内
  • 公共職業安定所(雇用保険事業主事業所各種変更届)  10日以内
  • 法務局(本店移転登記申請書)  2週間以内
  • 税務署(変更異動届出書)  すみやかに
  • 郵便局(転居届)  すみやかに

取引先や関係各所への移転の連絡も忘れないようにしましょう。また、自社のホームページや名刺も新住所へ変更する必要があります。

オフィス移転の手間や費用を削減するならシェアオフィスの活用も選択肢に

オフィス移転には、かなりの手間や費用がかかります。それらを軽減するために、シェアオフィスの活用もおすすめです。

シェアオフィスとは、複数の企業や個人で共用するワークスペースのことです。施設によっては、オープンスペースのみを利用するプラン、個室を利用するプラン、どちらも併用するプランなどさまざまなプランが用意されています。仕事で必要な設備が整っているため、通常のオフィス移転で発生するような内装工事や電話、インターネット回線などの敷設工事や、オフィス家具、OA機器などの準備も不要です。また、入会金は必要ですが、従来のオフィス賃貸借契約で発生する敷金(保証金)や仲介手数料よりは、かなり低い水準です。

オフィス移転にかかる手間や費用の削減を考えている場合は、シェアオフィスの活用も検討してみてはいかがでしょうか。

シェアオフィスの詳細は以下をご参照ください。
WORK AND WONDER【WAW】