COLUMN
コラム
ウイズコロナ時代はオフィス分散化がポイント！メリット・デメリットを紹介
従来の集約型オフィスに代わって、注目を集めている分散型オフィス。どのような特徴があるのか、注目を集める背景、メリット・デメリットなどを紹介します。これからのオフィスの在り方と企業に求められることも解説しています。
新型コロナウイルスの影響により、求められるオフィスの在り方が大きく変化しています。従来の集約型オフィスに代わり、注目を集めているのが分散型オフィスです。今回は、分散型オフィスが注目を集める背景やメリット・デメリット、これからのオフィスの在り方や企業に求められることなどを、まとめてご紹介します。
集約型オフィスから分散型オフィスへ
働き方改革やコロナ禍の影響により働き方が急速に変化し、オフィスの在り方も多様化しています。その流れのなか、「分散型オフィス」にも注目が集まっています。そもそも分散型オフィスとはどのようなものでしょうか？
分散型オフィスとは？
分散型オフィスとは、従来のように企業のオフィスに全員集まるのではなく、例えば自宅やサテライトオフィスなど、社員がさまざまな場所に分かれて仕事をする運用形態のオフィスを指します。オフィスを分散化することで多様な働き方に対応することができ、地方や郊外の人材を確保することも可能になります。一か所に固まることなく複数のワークスペースで業務できるようになると、外部環境の変化にも柔軟に対応できるという利点もあります。
従来のオフィスは集約型オフィスと呼ばれる
従来の企業のオフィスは社員全員が同じ場所で勤務する形態であり、集約型オフィスと呼ばれています。集約型オフィスは、一か所に集まることで業務が効率的に進む、社員同士の交流からビジネスアイデアが生まれやすいなどのメリットがありますが、半面、社会情勢や働き方の変化に迅速に対応しにくいというデメリットがあります。また、多くの人数が集まるため十分な広さが必要で、その維持にコストがかかる点もデメリットでしょう。
分散型オフィスが注目を集める背景
以前から働き方改革の一環として、国が「テレワーク」を推奨していました。そのテレワークの意義・効果のひとつとして、総務省では「オフィスの分散化による、災害時等の迅速な対応」を挙げています。
そんななか、コロナ禍における緊急事態宣言によってオフィスへの出勤が制限され、これまでテレワークを導入していなかった企業も含めてテレワークが急速に広まることとなりました。感染拡大予防の観点から多くは在宅勤務によるテレワークでしたが、なかにはサテライトオフィスを利用してのテレワークを導入した企業もあります。
このような背景があり、あらためて分散型オフィスの存在が注目を集めることになりました。
なお、サテライトオフィスについては、「サテライトオフィスでのテレワーク－メリットと課題、在宅勤務との違いを紹介」で詳しく解説していますので、ご参照ください。
分散型オフィスのメリット・デメリット
ここで、分散型オフィスのメリット ・デメリットを紹介します。
メリット
まずはメリットから見てきましょう。
オフィスにかかるコスト削減
シェアオフィスやコワーキングスペースなどを活用してオフィスを分散化することで、従来のオフィスの面積縮小が可能な場合があります。それによってコストを削減することができます。また、シェアオフィスやコワーキングスペースなどは初期費用が少ないため、従来の長期賃貸契約をする集約型オフィスよりも、トータルで見るとコストを抑えられる傾向にあります。
多様な働き方を実現できるため人材確保につながる
オフィスが分散化していると、社員が状況に合わせて働く場所を選びやすくなります。そのため人材が組織へ定着しやすくなり、これまで採用できなかった地方や郊外に住む優秀な人材確保にもつながります。
社会情勢の変化に柔軟に対応できる
オフィスが分散化していれば、社会情勢の変化に合わせて迅速かつ柔軟に対応することが可能です。例えば出社が制限されていても、自宅近くのシェアオフィスなどへの出社に切り替えることができます。また、離れた場所にオフィスが点在することで、不測の事態が発生してもどこかで業務を続けられるといった利点もあります。
生産性の向上
オフィスが分散化していることで、通勤時間が軽減され、従業員のモチベーション向上から生産性の向上につながることが期待できます。
ワーク・ライフ・バランスの実現
分散型オフィスなら、自宅近くで働くことができる可能性が高まります。そのため、育児や介護などと仕事が両立しやすくなります。また通勤時間が短縮できる分、趣味や娯楽に充てられる時間が長くなります。
シェア型で新しい交流が生まれる
オフィス空間を複数人や企業とシェア（共用）するシェアオフィスなどを分散型オフィスのひとつとして利用すれば、利用者同士で新しい交流が生まれ、ビジネスチャンスにつながることがあります。
デメリット
続いて、デメリットを見ていきましょう。
社員同士のコミュニケーション不足
集約型オフィスと比べて、社員同士が対面で交流する機会が少なくなり、コミュニケーション不足が生じる懸念があります。
分散型オフィスがうまく機能するように新体制を確立しなければいけない
分散型オフィスを効率良く機能させるには、新体制を確立する必要があります。メールや電話、Web会議システムなどのツールを上手に活用し、業務が滞りなく進むようなルールを作らなければいけません。また、誰も孤立しないよう、こまめにコミュニケーションが取れる体制を整えておくことも大切です。
情報漏えいが起きないようにセキュリティに配慮する必要がある
シェアオフィスなどを活用する場合は、情報漏えいが起きないようにセキュリティに配慮する必要があります。例えば、個室タイプを利用するのも、ひとつの方法です。
個室タイプのシェアオフィスについては、「個室タイプのシェアオフィスとは？オープンスペースタイプとの違いや選び方も紹介」で詳しくご紹介しています。
オフィス分散化に取り組んでいる企業の事例－富士通株式会社
積極的にオフィス分散化に取り組んでいる企業として、富士通株式会社が挙げられます。富士通は、2017年からテレワーク勤務制度を導入。働き方改革に早い段階から着手しており、働く場所の選択肢を増やすことを目的として、全国にサテライトオフィスを設置しました。本社のほかに各地に事務所が多いという会社の特徴を活かしてオフィスを分散化させたのです。本拠地となる事務所のほかに、自宅、サテライトオフィスと大きく3つの場所を整えることで、社員の生産性の向上に寄与してきました。ワークスペースが多数確保されていることで、社員にどこで働いてもいいという考え方を浸透させ、働き方の改革につなげている好例となっています。
ご紹介した富士通の事例では、企業が所有する事務所をサテライトオフィスとして活用していますが、シェアオフィスを利用することも可能です。
例えばアクセス・立地の良いWAWはサテライトオフィスとしても最適。オープンエリアなら、WAW日本橋・WAW赤坂共通で利用ができます。もちろん仕事のための設備も整っており、すぐにでも業務を開始することが可能です。サービス内容の詳細は、以下をご確認ください。
これからのオフィスの在り方と企業に求められること
前述のように、テレワークは以前より国が推奨していたものの普及には至らず、緊急事態宣言を受けて急速に広まりました。
株式会社リクルート住まいカンパニーが実施した「新型コロナ禍を受けたテレワーク×住まいの意識・実態」調査によると、テレワーカー(仕事時間の10%以上をテレワークで実施している人)の71%が、「コロナの影響でテレワーク(リモートワーク)を始めた」と回答しており、そのうち81%の人が、今後もテレワークを継続したいとの意思を示しています。
コロナ禍で期せずして経験したテレワークによって、通勤ストレスの軽減やワーク・ライフ・バランスの取りやすさなどの利点を感じる人が少なからずおり、テレワークの継続意向に反映されているのかもしれません。
ただし、コロナ禍をきっかけに導入されたテレワークは「在宅勤務」が多く、在宅勤務には、オンオフの切り替えが難しく、必要なオフィス設備が不十分などの課題があります。
前述の調査において、「テレワークに際する不満」を問う質問への回答も、最も多いのが「オンオフの切り替えがしづらい」で、次いで「仕事専用スペースがない」「仕事用のデスク/椅子がない」「モニターやプリンターなどの備品が十分ではない」といった順になっています。
今後、企業は社員の働きやすさを重視し、社員それぞれが通いやすく働きやすい、生産性の向上につながるオフィス環境づくりをしていく必要がありそうです。そこには、やはり「オフィス分散化」の考え方が不可欠ではないでしょうか。
なお、新型コロナウイルス収束後の企業の在り方については、「アフターコロナの働き方は？今後予想される変化や新しい企業の在り方を考察」も参考になります。
オフィスを分散化して新しい時代に柔軟に対応しよう
新型コロナウイルスが収束したとしても、いつまた想定外の非常事態が起こるか分かりません。また、そういったことがなかったとしても、今の時代に求められる多様な働き方に対応するには、オフィスの分散化が必須となってくるでしょう。シェアオフィスやコワーキングスペースなどを利用してオフィスを分散化するといったような、社員が安心して仕事に集中できる環境づくりについて、この機会に考えておくことが大切なのかもしれません。
関連記事
コロナの影響で注目される在宅勤務！テレワークとの違いやメリットなどを解説
急速に進む働き方の多様化！企業側のメリット・デメリットなどを紹介
